כל עצמאי זוכר בוודאי את הרגע בו נדרש היה לקנות את פנקס החשבוניות הראשון, מיד לאחר רישום העסק במע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי, להתחיל למלא באופן ידני חשבונית אחר חשבונית.
לפנקסי החשבוניות המודפסים חסרונות רבים – חוסר בסדר ובארכיון ברור (קושי באיתור חשבוניות ישנות), עלויות הדפסת החשבוניות וכמובן נושא איכות הסביבה. פרילנסרים וספקים שעובדים עם חברות או מוכרים דרך האינטרנט, יידרשו למשלוח החשבוניות בדואר, ניהול לקוי של סטטוס התשלום ולעיתים חוסר התאמה בין החשבוניות, לקבלות ולהצעות המחיר.
לאור החסרונות הרבים, ובעידן שבו הטכנולוגיה משנה לגמרי תחומים שלמים, נוצרו פתרונות רבים להפקת חשבוניות וקבלות דרך האינטרנט.
שירותים אלו, אינטרנטיים לגמרי, מהווים פלטפורמה נוחה להפקת חשבוניות ומחליפים את פנקסי החשבוניות המסורתיים.
מעבר לחיסכון הניכר בזמן ובמשאבים, למערכת האינטרנטיות יש מגוון אפשרויות שחוסכות בזמן ומייעלות את תהליך הפקת החשבוניות. לדוגמא – לאחר שהופקה חשבונית מס, ניתן יהיה להפיק קבלה לפי פרטי החשבונית, ובכך לסמן את החשבונית כמסמך סגור. כך ניתן לנהל באופן מסודר וברור את סטטוס הטיפול במסמכים, ולוודא כי כלל ניהול החשבונות מבוצע כהלכה ללא שגיאות.
הפקת חשבוניות באינטרנט אף פותרת בעיה גדולה יותר לפרילנסרים וספקים לחברות (B2B) -
החשבוניות נשלחות בדואר אלקטרוני ללקוח, עם חתימה דיגיטלית כחוק, ומהווים מסמך מקור לכל דבר. שירותים שונים אף מציעים אפשרות לתשלום ישירות מהמסמך, כך שבפועל חוסכים זמן יקר והתעסקות עם גבייה ותשלומים.
שירותים מסוימים להפקת חשבוניות אף מאפשרים יצירת מתחם ללקוח, בו יוכל לראות את כל המסמכים שהופקו, סטטוס התשלום וכו'.
כל המסמכים (החשבוניות, הקבלות והצעות המחיר) המופקים במערכת נשמרים ומסודרים על פי לקוח, תאריך או סוג המסמך. איתור המסמכים הופך לפשוט ומהיר וחוסך זמן רב.
חשוב לבדוק שהמערכת מאפשרת ייצוא הנתונים להנהלת חשבונות חיצונית או לתוכנה לניהול המשרד,הנהלת חשבונות ועוד, כדי להפוך את התהליך לפשוט עוד יותר ולמנוע "עבודת נמלים" באיסוף החומר.
לסיכום, מעבר להפקת חשבוניות באינטרנט באמצעות מערכות אינטרנטיות יכול לשדרג את עבודת העסק ולחסוך זמן יקר. עם זאת, חשוב לערוך מחקר ולאתר את המערכת הטובה ביותר עבור העסק, שכוללת את כלל המאפיינים הדרושים לכם.
המעבר אמנם ידרוש הסתגלות ולימוד, אך אין ספק שהשדרוג יהיה ניכר, והשאלה היחידה שתישאר תהיה: "מה לעשות עם פנקסי החשבוניות שנשארו?".
